Como avaliar uma feira de negócios

Como avaliar uma feira de negócios

Relação Custo/Benefício

A avaliação da presença em feiras é importante subsídio para futura participação em eventos. Na prática, a medição dessa performance é complexa, pois qualquer aspecto de uma feira pode ser aferido, quantitativa ou qualitativamente, e depende do objetivo traçado no planejamento, que se ancora em duas áreas: comercial (imediata) e promocional (médio e longo prazos).

As empresas se valem dos seguintes esquemas de avaliação:

• Sistemático: científico;

• Abrangente: múltiplos critérios;

• Rigoroso: não baseado exclusivamente em opiniões;

• Consistente: amparado em regras fixas;

• Contínuo: não utilizado apenas ocasionalmente.

O relatório de avaliação a ser apresentado à administração da empresa deve considerar:
Cumprimento dos objetivos e prioridades definidas (inserção no mercado, consolidação mercadológica, formação de aliança estratégica, diversificação do portfólio de produtos, sondagem comercial, etc.);
Registro de críticas e sugestões;
Variação da base externa de clientes;
Desempenho negocial nas feiras: (incremento de novos negócios nas feiras sobre o faturamento total, parcela de incremento de negócios da empresa em relação ao percentual de desempenho do setor correlato da expositora na feira);
Performance promocional (levantamento de custo real do contato comercial realizado, custo do espaço alugado);
Número de negociações em relação ao número total de visitantes registrado na feira, etc.;
Volume de negócios e de promoção em relação a participações em feiras anteriores.

Além dessas avaliações, outras podem ser feitas, como por exemplo, negócios realizados com a rede de distribuição (atacado, distribuidor), lançamento de produto no mercado e reação do comprador, avaliação dos agentes no exterior, avaliação da concorrência (embalagem, apresentação e preço).

Os itens abaixo mostram tipos de levantamentos e análise de informações que auxiliam a empresa a decidir pela efetiva participação em feiras. Em geral, os dados podem ser coletados junto aos organizadores, às câmaras de comércio, às embaixadas, Apex, Sebrae, bem como catálogos relativos a edições anteriores, Internet e a imprensa. Valem também a experiência dos expositores e os contatos comerciais com agentes, representantes, distribuidores, etc:

Produtos promovidos
Número de empresas que expõem tipos similares de produtos
Distribuição das seções de produtos

Público-Alvo
Visitantes profissionais e não-profissionais
Visitantes comerciais
Posição das empresas
Nacionalidade

Expositores
Tipos de empresas expositoras
Importância das empresas expositoras
Número e origem das empresas estrangeiras
Número de expositores diretos e indiretos
Número e identidade dos expositores nacionais

Qualidade
Status no ramo comercial, industrial ou prestador de serviço
Tempo de estabelecimento no mercado
Quantidade e qualidade da informação fornecida pelo organizador
Política de admissão de público
Forma de divulgação e promoção do evento pelo organizador
Serviços colocados à disposição do expositor

Outras informações importantes
Feiras concorrentes
Data de abertura e encerramento
Tamanho e custo médio de montagem dos stands.

• Planejamento Financeiro

Esta etapa é essencial à participação com sucesso no evento e é, sem dúvida, iniciativa importante para racionalização dos custos, exigindo desde o cálculo de gastos com pessoal e a organização do stand, até a segurança para expor os produtos dentro de uma relação custo/benefício positiva. A estruturação do orçamento para feiras e exposições baseia-se em quatro aspectos: despesas diretas, material de exposição, promoção e custos com pessoal.

Despesas diretasEste tipo de despesas deve contemplar:
Locação de espaço na feira;
Construção ou montagem do stand (podendo obedecer ao padrão estabelecido pela organização ou ser construído a partir da idealização do expositor;
Gastos com displays, gráficos e quaisquer outros modelos exigidos na construção do stand;
Previsão de serviços adicionais, como eletricidade, gás, água, lixo, telefone e decoração. Os serviços de gás e consumo elétrico podem estar incluídos no aluguel ou serem cobrados à parte;
Contratação de apólice de seguro para cobertura de desistência, abandono e suspensão antes e depois do início do evento, e ressarcimento de todos reembolsos;
Locação de móveis e tapetes e serviços de limpeza do stand, caso não esteja incluída na locação do espaço;
Honorários para designers, arquitetos e engenheiros encarregados da montagem do stand e parcela para gastos extras e emergenciais.

Deve ser feito cálculo criterioso dessas despesas, para que as mesmas não ultrapassem mais de 15% do total previsto.

Material de exposição
Engloba os custos diretamente ligados à exposição em si. A elaboração de orçamento requer da empresa decidir previamente quanto à forma de transporte e de exposição dos produtos.

Os principais itens de despesas referem-se a:
tipo de recinto expositor (fechado ou aberto);
produto que exige instalação específica e transporte especializado, interno e fora da feira;
compra de display, banner, estandarte e custos de montagem, armazenagem, testes, transporte e embarque/desembarque.

Os gastos eventuais com esses itens, não devem ultrapassar mais de 10% dos custos totais previstos para essas despesas.

Promoção
A promoção, supondo-se que contará sempre com visitante de interesse específico ao assunto divulgado, é o único item passível de alterações na vigência do orçamento.

Os principais gastos devem prever:
inserção publicitária na mídia;
distribuição de material na feira, mala direta, correio e meio eletrônico (Internet);
anúncios no catálogo;
aquisição de catálogos extras para uso promocional da empresa;
divulgação em revistas especializadas e técnicas e serviços de relações públicas, diversões, fotografia, visitantes VIP, eventos especiais e, certamente, gastos eventuais (cerca de 20% do total que for gasto em promoção).

Custos com pessoal
São gastos relacionados à contratação de pessoal de apoio utilizado na feira. Abrangem equipe de treinamento, material de subsistência, despesas com viagem e aluguel de carro, segurança, uniformes, emblemas, intérpretes e gastos de contingência (não superior a 5% do total).

Planejamento Internacional (que também pode ser utilizado para planejamento de incersão de produtos no mercado brasileiro)
A pesquisa de mercado-alvo é fundamental para obter-se êxito na participação em feiras internacionais.
Basicamente, essa pesquisa deverá abranger os seguintes aspectos:

Acesso ao mercado:
Tarifas e cotas;
Taxas internas;
Restrições monetárias;
Regulamentações sanitárias e de segurança.

Potencial de mercado:
Consumo: quantidades, valores, crescimento, tendências, padrões geográficos;
Importações (quantidades, valores, fontes e tendências);
Identificação dos principais segmentos;
Perspectiva para o produto.

Concorrência:
Produção doméstica, volume e crescimento;
Fabricantes domésticos e estrangeiros atuando no mercado (nomes, percentuais, pontos fortes e pontos fracos);
Problemas com marcas e patentes;
Preços;
Características dos principais produtos no mercado;
Análise de razões para o sucesso de produtos que lideram o mercado.

Exigências quanto ao produto:
Qualidades (cor, gosto, tamanhos, design e estilo, especificações técnicas, padrões comerciais, etc);
Embalagem (protetora e de transporte, informação, exigências para o consumidor, preferências de cor e design , exigências legais).

Transporte:
Serviços disponíveis no mercado;
Taxas de frete.

Canais de vendas e distribuição:
Canais usuais para o produto;
Importância relativa, vantagens e desvantagens dos diferentes canais;
Expectativa de vendas e prazos de venda;
Prazo de entrega;
Tamanho usual dos pedidos;
Nomes e endereços dos principais importadores, distribuidores, importadores diretos, agentes, compradores;
Práticas usuais pós-venda.

Propaganda e publicidade:
Disponibilidade, fontes, custos de listas pelo correio, Internet;
Identificação do custo e prazo dos veículos disponíveis para publicidade;
Fontes e custos de tradução e serviços de impressão.

Procedimentos no stand

As feiras e exposições comerciais têm um único objetivo: conquistar, convencer e vender a consumidores cada vez mais exigentes. As cores, os atrativos visuais, coquetéis, etc, compõem o universo cerimonial da mostra.

Portanto, cabe ao expositor atentar para todos os detalhes que possam influenciar positivamente na imagem de seu produto e no contato com os visitantes.

Tarefas materiais

Por ocasião da abertura oficial do evento, a equipe deverá estar posicionada, o estande devidamente decorado e com apresentação impecável de seus produtos. É importante que esse conjunto harmonioso, resultado de meses de preparação, esforços de diversas áreas da empresa, criatividade e custo considerável, seja conservado em perfeito estado durante toda a mostra.

A equipe presente no estande deve almejar a realização das atividades comerciais. O sucesso na participação resulta da combinação dos objetivos estabelecidos em relação aos resultados tangíveis obtidos no domínio comercial e área de promoção comercial, além de outros, intangíveis, tais como opiniões e sugestões colhidas pela equipe responsável no conjunto do estande.

Gestão de estoque de material, sistemas e produtos

É a área administrativa da maior relevância. O cálculo médio de quantidade de produtos perecíveis para degustação, distribuição de folheterias e brindes, registro de contatos e a manutenção de sistemas de informação, ilustram algumas tarefas de suporte.

A gestão preventiva possibilita a manutenção de estoques em quantidades ideais a serem oferecidas diariamente e o cumprimento das etapas planejadas.

O intervalo das exposições é o momento de reorganização do material manuseado pelos frequentadores, nem sempre preocupados na recolocação de artigos no lugar original ou mesmo em levar peças promocionais.

Ambientes impecáveis de recepção transmitem impressão de ordem, com benefícios para divulgação da imagem empresarial.


Produtos, impressos e amostras

Para boa apresentação de produtos e folhetos na vitrine comercial das feiras, é necessário trabalhar aspectos ligados à movimentação no próprio stand. Embora a maior ou menor circulação de visitantes dependa do próprio porte e representatividade da feira, é fundamental evitar a reserva de espaços físicos superdimensionados ou sub-avaliados. Esses aspectos geram mau atendimento e confusão, em especial nos eventos multi-setoriais, reservados à promoção de diversos produtos.

Peças e produtos devem ser apresentados com respaldo do marketing, onde seja considerada a segmentação (aspectos culturais, faixa etária, renda, etc.), representativa na feira, sem necessidade de adaptações e justificativas descabidas.

O material de divulgação de teor especializado (obras, folhetos ilustrados, brindes mais caros, etc.), devem ser mantidos fora do alcance do grande público e entregues somente a clientes especiais, em virtude do alto custo de impressão. Alguns exemplares poderão ser fixados em painéis.

As amostras gratuitas devem ser entregues diretamente aos interessados ou guardadas em pequenos recipientes (cestas, bandejas, etc.), e reabastecidos sempre que necessário.


Relações Públicas

Muitos dos negócios são fechados graças à qualidade da acolhida dispensada pelos expositores aos frequentadores das feiras.

Fracassos ocorrem, na maioria das vezes, pela má impressão causada aos visitantes e por desempenho anti-profissional das pessoas responsáveis pela recepção.

Técnicas de Venda

O interesse expresso pelos clientes é fugaz, sendo necessário mantê-lo com técnicas de estímulo ao consumo, em etapas que se complementam posteriormente por um trabalho de reforço (pós-venda).
Veja como agir em uma feira de negócios.

Fonte: abinee.org.br

Veja a primeira parte deste artigo: A importância das feiras e eventos de negócios.