Como poupar tempo no trabalho
mais em menos tempo? Como aproveitar ao máximo cada minuto do seu dia no trabalho?
Começar cedo. Por norma, você nunca começa a trabalhar quando chega no escritório: liga o computador, toma café, lê os emails, consulta os blogues ou jornais online, dá dois dedos de conversa… chegue mais cedo para poder “tratar” desses assuntos primeiro e começar a trabalhar na hora certa!
Delinear metas. No início de cada dia de trabalho estabeleça prioridades. Isto é extremamente importante tendo em conta que a maioria das pessoas passa 80% do horário de expediente para concretizar 20% do seu trabalho!
A lei das listas. Uma lista (direta!) das coisas que tem para fazer é sempre útil, principalmente se estiver à vista, lembrando-lhe constantemente. No entanto, não passe à frente toda
tarefa mais difícil ou entediante que aparecer. Concentre-se e pense no prazer que lhe vai dar riscar esses itens da lista.
Tempo extra. Quando planejar o seu dia, reserve sempre 20% do mesmo para emergências, imprevistos e interrupções.
Grande vs. Pequeno. Se os grandes projetos te intimidam e fazem você perder um tempo precioso só para pensar na forma como irá começar o trabalho, invista esse tempo a dividir o projeto em tarefas menores e a resolvê-las, uma de cada vez!
Com calma. Não faça as coisas com pressa só para poder dizer que estão feitas! A probabilidade de cometer erros ou lapsos é maior e perderá mais tempo para corrigir o que está mal do que se tivesse investido o tempo necessário inicialmente. Ninguém quer trabalho duplicado, não é?!
Agrupe tarefas semelhantes. Se passa sempre uma parte da manhã ao telefone, veja que outros contatos importantes tem para fazer nesse mesmo dia ou no seguinte e, já que está com a “mão na massa”, faça tudo de uma única vez.
Sempre que puder, faça duas coisas em simultâneo. Claro que isto aplica-se apenas às tarefas que não requerem a sua concentração absoluta – você pode ver emails enquanto espera que atendam ou transfiram as suas chamadas ou em vez de estar em frente à impressora esperando o relatório de 50 páginas que precisa rever, aproveite para elaborar a sua lista de afazeres para amanhã. Este sistema de “multitasking” pode poupar-lhe 30 a 60 minutos no final de cada dia.
Cronometre-se. Se não consegue perceber para onde é que vai o seu tempo e, consequentemente, porque razão não consegue terminar o seu trabalho no horário de expediente, experimente fazer o seguinte durante uma semana: anote o tempo que você demora para concluir cada tarefa ao longo de todo o dia. No final da semana, analise os seus tempos e verifique aonde é que está perdendo minutos (ou horas!) preciosos e o que pode fazer para recuperar tempo perdido e otimizar o tempo futuro!
Tecnologia. Aproveite ao máximo todas as potencialidades do seu computador top de linha e ligação de Internet supersônica para fazer mais e melhor. Ponha a tecnologia para trabalhar para você! No entanto, não se deixe tentar pelos emails, o Messenger e outras distrações digitais. Crie regras em que só ligará o Messenger para comunicar algo muito importante a alguém; só consulte o seu email de manhã ao chegar e depois do almoço, em vez de hora em hora, fragilizando o seu ritmo de trabalho continuamente.
Dizer não. O que adianta aceitar trabalho e tarefas extra se não consegue sequer despachar tudo o que está em cima da sua secretária? O tempo que passaria a se estressar sobre como “dar vazão” a tudo isso, é um tempo valioso. Nesses momentos, saiba dizer não.
Delegar. Sempre que puder, delegue tarefas a outras pessoas que sejam perfeitamente capazes de executá-las. Assim, pode dedicar-se aquilo que tem em mãos.
Concentre-se. A disciplina é tudo no trabalho e, por vezes, qualquer coisa serve para não ter que trabalhar, não é verdade? Quando a desconcentração se instalar, faça uma pequena pausa, informe aos colegas que não quer ser incomodado durante a próxima hora ou simplesmente feche a porta do seu escritório.
Quem consegue acabar primeiro? Todos adoram um bom desafio e se liderar uma equipe ou simplesmente quiser propor aos seus colegas um concurso saudável, podem desafiar-se um ao outro para ver quem acaba o seu relatório primeiro ou quem consegue fazer mais até à hora de almoço! Quem perder pode oferecer um café ao outro no final do dia, por exemplo. Um pouco de competição nunca fez mal a ninguém e é uma excelente forma de ganhar tempo!
Planejamento. Se lidera ou trabalha em equipe é importante elaborar um esquema semanal, onde todos sabem exatamente o que tem de ser feito. Assim, ninguém perde tempo à espera de não-sei-quem para lhe explicar a sua próxima tarefa ou vice-versa.
Organização otimizada. Mantenha a sua secretária e/ou sala de trabalho o mais organizado possível, com um local pré-definido para tudo o que necessita no seu dia-a-dia. Desta maneira, terá sempre tudo à mão e não perderá tempo inestimável à procura disto ou daquilo todas as semanas!
Recusar reuniões. Sempre que possível, diga não à realização de reuniões por tudo e por nada, optando antes por tentar resolver os assuntos pendentes primeiro via email, depois por telefone e só em último recurso pessoalmente.
Modelos exemplares. Se envia muita correspondência (por correio ou email) invista algum tempo a criar modelos de cartas/emails para diferentes situações. A partir daí, terá sempre uma base de trabalho praticamente pronta (basta alterar a data e os contatos) e depressa recuperará o tempo investido inicialmente.
Patrulha dos problemas. Sempre que verificar algum problema para o qual não tem solução, não perca tempo em tentar resolve-lo. Comunique de imediato os seus superiores ou equipe de trabalho para juntos determinarem o que tem de ser feito, como e quando. Quanto mais depressa forem resolvidos os problemas, mais depressa você volta ao trabalho.
Agenda pessoal. Evite fazer telefonemas, tratar de emails ou outros assuntos pessoais durante o horário de expediente… é incrível o tempo que se pode perder com estas pequenas coisas que só demorariam “dois minutinhos”… O mesmo aplica-se ao convívio social dentro da empresa, ou seja, não distraia quem está trabalhando, nem se deixe distrair por aquelas pessoas que não conseguem ficar sossegadas! Uma vez quebrada, é difícil retomar a concentração plena. Combinem um almoço uma vez por semana e ponham a conversa em dia!
Não leve trabalho para casa. Se o fizer terá sempre essa “desculpa” para se distrair ao longo do dia, roubando-lhe ainda um precioso tempo que muito provavelmente você precisa em casa.
Aprenda a poupar tempo. Frequente cursos de Organização Pessoal e Gestão de Tempo. Leia livros sobre o tema. Será um tempo bem investido.
Fonte: Picaroponto
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