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6 de maio de 2014

Organização - O modelo de sucesso dos 5 S



O que significa organização

Segundo Maximiano(1992)¹ "uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir
e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são  todos exemplos de organizações."
  • Uma organização é formada pelo soma de pessoas, máquinas e outros equipamentos, recursos financeiros e outros.
  • A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
  • A qualidade é o resultado de um trabalho de organização.

A importância da organização

Podemos ter uma idéia porque a organização é importante compreendendo que um dos primeiros passos para uma empresa implantar um processo TQM - gerenciamento total da qualidade (total quality management). 

Esse primeiro passo tem início no uso dos conhecidos 5 S, que significam, a partir das palavras japonesas:
  • SEIRI que corresponde a eliminar o desnecessário separando-o do necessário.
  • SEITON que significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo que é necessário.
  • SEISO que significa limpeza, eliminação da sujeira, acabando com as fontes dos problemas.
  • SEIKETSU que significa asseio, padronização, higiene, e também o estágio onde se evita que as etapas anteriores retrocedam.
  • SHITSUKE que significa disciplina, com a cumprimento rigoroso de tudo que foi estabelecido pelo grupo.

Os cinco S somente terão sucesso se forem praticados de forma sistemática e contínua, bem como sejam resultado do consenso do grupo envolvido neste processo.
1- MAXIMIANO, ANTONIO CESAR A.  Introdução a administração. 3ª ed., São Paulo, Editora Atlas, 1992.

Dicas para a prática do método 5S:

Cada pessoa deve saber diferenciar o útil do inútil. Só o que tem utilidade certa deve estar disponível.

Eliminando-se o que não é útil, você pode se concentrar apenas no que é útil. Dê atenção a tudo que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, etc.) e defina o que é necessário através de instruções claras para que todos possam separar o útil do inútil.

Algumas perguntas podem ser elaboradas para direcionar o processo:


1. O que pode ser jogado fora e o que deve ser guardado?

2. O que pode ser útil para outro setor ?
 
3. O que pode ser consertado ?
 
4. É possível trabalhar de forma mais econômica, racionalizando o
tempo?


Após colocar em um local determinado aquilo que será descartado, convide as
pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessar.
Analisar como as coisas estão guardadas, onde e por quê. Arrumação é importante para agilizar o acesso aos documentos e outras coisas em seus devidos lugares.
Administrar bem o patrimônio da instituição é essencial, principalmente no que se refere a organização e identificação de :
  • Laudos
  • Relatórios
  • Atas
  • Documentos em geral,
  • Pareceres,
  • Dados estatísticos,
  • Arquivos e pastas de documentos.
Sempre que possível, eliminar ou diminuir o processo burocrático de ações ou
documentos, procurando aproveitar o tempo e economizar trabalho desnecessário.
Cada um deve ficar responsável pelo seu espaço, sem prejudicar o espaço do
outro.
Sempre deve-se questionar se algo está bom o suficiente ou se é possível ser
melhorado.

Estoques e utensílios de trabalho:
Para haver corretas armazenagem, organização e identificação, devem ser feitas algumas perguntas:

1. É possível reduzir os estoques ?
 
2. O que está à mão precisa mesmo estar ali ?
 
3. Os nomes das coisas estão padronizados ?
 
4. Qual o melhor local para cada coisa e por que?
 
5. O que é necessário está à mão?

Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque, se
possível, o dia da limpeza definido, para que todos se organizem. É importante que todos participem, fazendo a limpeza básica em conjunto, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos, etc..

Compartilhe idéias com os colegas, discuta as alternativas propostas e valorize o trabalho de cada um.
O que deve ser verificado e avaliado para elaboração de um ambiente organizado e propício, com a metodologia 5S implantada:

1. Apresentação dos funcionários devem se apresentar com boa aparência usando trajes limpos, não rasgados.
 
2. Piso e área externa ao setor (corredores) devem estar limpos, secos e
organizados, sem acúmulo de materiais e sucatas, devem possuir linhas
demarcando as áreas de circulação.

3. Higiene= O ambiente deve estar limpo, sem acúmulo de materiais orgânicos ou inorgânicos. Deve estar livre também de materiais/ equipamentos que provoquem contaminação química.


O pessoal deve cuidar da higiene pessoal e usar os devidos equipamentos de
segurança (onde aplicáveis), para garantir a integridade física.
É importante também o cuidado com as máquinas, aparelhos, equipamentos e
utensílios.

As dicas de prática do método 5S devem tornar-se hábitos na instituição, entre os funcionários, em todos os setores para que o programa seja mantido e o controle fique mais fácil.

Em cada etapa, é essencial que o método seja verificado, a implantação tem de estar em constante verificação; isto também e importante para a próxima fase, pois são todas interligadas.

A última etapa de uma série é o ponto de partida para a primeira etapa da
próxima.

A fase de auto-disciplina, principalmente é uma das mais importantes e cruciais do programa, pois é a fase em cada um dos envolvidos terá que desenvolver seu próprio senso de ordenação e assumir o compromisso com a metodologia e com suas atividades.

Cada um fazendo a sua parte contribui para o desenvolvimento de todo o programa e a manutenção da qualidade.

Cada um deve estar ciente de suas responsabilidades, ter suas funções definidas e ser treinados para que haja eficiência na prestação dos serviços, segurança no local de trabalho e incentivo à capacidade criativa.

Roteiro Sugestivo para implantar o 5S:


1ª etapa: equipe de implantação
Formada por 3 pessoas, no mínimo, de diferentes setores da instituição e 1 pessoa da alta administração. A equipe tem que ter disponibilidade para conduzir o processo, orientar, esclarecer dúvidas e fazer visitas rotineiras de acompanhamento.


2ª etapa: Planejamento
Equipe de implantação pode elaborar um cronograma, um plano de orientação,
determinar as ferramentas que serão utilizadas e dividir as atividades. As tarefas e as responsabilidades devem ser distribuídas e todos devem se comprometer com os prazos de cumprimento.

3ª etapa: Fotos e registros
É importante registrar a situação atual da organização, em todas as áreas,
especialmente onde forem percebidas necessidades de melhoria. Posteriormente, a equipe deve se reunir e discutir as falhas, as ações corretivas, dar sugestões de melhoria baseadas nas fotos. É importante a opinião de cada um, principalmente por que pertencem a áreas diferentes na empresa.

4ª etapa: Reunião
A equipe pode convidar o pessoal da instituição para uma reunião, compartilhar os dados e mostrar o compromisso e a disposição para implantar o método. Nesta reunião, a equipe pode iniciar o trabalho de conscientização do pessoal, da importância do programa 5S para a melhoria do trabalho. A equipe também pode explicar os objetivos do trabalho, mostrar as vantagens do programa e os benefícios.


5ª Etapa: Implantação
Após esta reunião de sensibilização do pessoal com a equipe responsável, o
programa começa a ser efetivamente implantado. As responsabilidades são divididas de acordo com as áreas de trabalho, bem como os mapas de acompanhamento do trabalho. Em casa fase, o pessoal envolvido deve se reunir para definir as atividades, esclarecer as dúvidas, citar exemplos, etc. A interação da equipe com o pessoal envolvido é importante, para que não fiquem dúvidas a respeito do programa e para que tudo corra bem na fase seguinte.


6ª Etapa: Acompanhamento
A equipe organizadora planeja e se organiza para fazer visitas nas áreas de
implantação com pelo menos um membro da equipe organizadora supervisionando a visita. Nas visitas, os quesitos necessários para a implantação do programa devem ser acordados, conforme a orientação do colaborador. Os pontos positivos, como os negativos devem ser apontados, pois o pessoal deve ser motivado a seguir as orientações. O ideal é que a equipe faça um mapa de acompanhamento mensal para verificar os benefícios, os resultados, as mudanças. É essencial que todos sigam o programa, desde os gerentes e diretores aos técnicos de apoio.
Com o tempo, cada integrante vai diagnosticar a importância dos conceitos e de sua aplicação, tornando a metodologia um hábito no trabalho. Dessa forma, o sistema vai se consolidando, junto com o Sistema da Qualidade.
Os técnicos e funcionários novos, que forem se incorporando à empresa, também se habituarão a aplicar os conceitos, uma vez que entrarem num sistema já implantado.

A gerência, setor ou empresa deve também se responsabilizar por planejar
reuniões periódicas com os membros da equipe para verificar como está sendo seguida cada fase do programa e as melhorias que podem ser feitas. Isso garante a motivação em sempre manter o hábito da metodologia e a manutenção do programa sempre implantado.

Os treinamentos dos membros da equipe, técnicos e funcionários, deve ser
periódico e o acompanhamento deve ser constante. Com os novos treinamentos, a equipe pode verificar os resultados, avaliações do pessoal, as melhoras e o que ainda pode ser feito.

Também é uma oportunidade de reciclagem dos conhecimentos de cada um e
harmonização da equipe.

Idéias principais do Método 5S:

‘Se você sabe e não faz, é como se você não soubesse.”

“Os três primeiros Ss, ou seja, as 3 primeiras fases são a base para o sucesso da implantação do programa.”

“Ordenar é identificar.”

“O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, e sim o que menos se suja.”

“Organização do pessoal reflete organização do ambiente.”

“Todo o trabalho tem de ser feito em equipe.”

“ A tolerância também é uma ferramenta de trabalho, desde que usada na medida certa.”


Gostou do artigo?
baixe AQUI um texto mais completo dos alunos do INSTITUTO DE FÍSICA DE SÃO CARLOS.


Fontes: Gerenco.com.br
           Anvisa.gov.br
           Qualidade.ifsc.usp.br