Os sete pecados capitais de uma apresentação
Powerpoint é sinônimo de apresentações baseadas em slides gerados por computador, na mente de bastante gente - mesmo quando o software usado para elas é o Keynote, o OpenOffice, o Flash e tantos outros.
Bem ou mal
, esta ferramenta de comunicação cumpre alguns papéis importantes quando bem empregada. Já quando é mal usada... quem aguenta prestar atenção em uma apresentação mal preparada ou executada?
Antes de preparar sua próxima apresentação, use a lista de pecados a seguir como uma check list dos principais pontos que devem ser evitados:
1. Começar se desculpando
"Ficou pronto agora", "não tive tempo suficiente para me preparar", "minha voz pode falhar", "estou substituindo quem realmente entende do assunto", "não sei usar direito este equipamento" - é possível que seja tudo verdade, mas se você não disser, talvez boa parte do público nem note. Só que quando você diz, você garante que as pessoas prestarão atenção a estas deficiências (ainda que mínimas), quando deveriam estar atentas à sua mensagem. Tenha fé em si mesmo, e deixe sua mensagem ser o centro das atenções.
2.Transições, efeitos sonoros, cliparts e modelos padrão
Quem aguenta aqueles bonequinhos de palitos, imagens de troféus para representar as metas, e outros grafismos e conjuntos de cores, layouts e estruturas visuais que vêm com a ferramenta e são usados desde o tempo do 'guaraná de rolha'? Imagens representativas são ferramentas poderosas, mas pesquise algumas melhores, ou recorra a quem possa lhe ajudar com isso. As transições, mesmo quando não são "as mesmas de sempre", ainda têm o ponto negativo de atrair a atenção do público para longe de você bem no momento em que eles deveriam estar olhando você apresentar a nova ideia que o levou a mudar de slide.
3.Excesso de texto
Slide não é apostila, nem enciclopédia, nem guia para o apresentador. Use o visual da sua apresentação para ilustrar, dar uma visão de conjunto e complementar, não como uma base de texto para o público ler enquanto você fala a mesma coisa. Uma boa regra para garantir que o slide não vire apostila é obrigar-se a usar só fontes grandes (tamanho 30).
4. "Vocês estão conseguindo ler?"
Esta frase deveria ser proibida. Se você tem dúvida, não deveria ter construído o slide assim. E o pior: isso costuma acontecer em slides com dados importantes, scanneados ou colados de outros documentos feitos para serem lidos sobre a mesa. Se você tem uma massa de dados que é importante o suficiente para estar na sua apresentação, não basta copiá-la, é necessário torná-la legível e compreensível na forma de slides, mesmo que seja necessário transpor, exibir graficamente, quebrar em vários slides, ou selecionar apenas a parte essencial.
5. Depender da ferramenta
Se a apresentação for importante para você, você é o maior interessado em garantir que tudo irá bem. Leve consigo cópias extras dos arquivos necessários, sem jamais depender apenas de uma mídia - o drive de CD pode não estar funcionando, o pen drive pode não ser reconhecido, o projetor pode ser incompatível com seu notebook. Teste tudo antes, porque na hora da verdade tudo fica muito mais difícil. E saiba o que irá fazer caso a tecnologia falhe epicamente por razões fora do seu controle - idealmente você estará familiarizado com seu conteúdo e poderá ao menos fazer uma breve exposição de 10 minutos sobre os pontos principais, mesmo que o projetor e o notebook tenham queimado simultaneamente, como já vi acontecer.
6. Usar tempo demais
Bons comunicadores conseguem adequar qualquer tema a qualquer quantidade de tempo disponível - sejam 5 minutos ou 5 horas, e merecem nossa admiração por isso. Mas nem todos somos bons comunicadores, e erramos quando tentamos fazer nossas apresentações preencherem o tempo que estiver disponível. Mesmo na sala de aula, a apresentação é uma técnica para transmitir uma mensagem, e não para preencher um determinado tempo. Saiba qual a sua mensagem, e faça com que a apresentação dure apenas o necessário - não a encha de introduções, históricos, complementos e anexos. O tempo do seu público é valioso, e a capacidade de manter a atenção focalizada em você é sempre limitada. Se você desperdiçá-la com longas introduções, vai sentir falta dela quando chegar ao ápice de sua mensagem.
7. Ler
O apresentador não deve ler nada - nem os slides, nem anotações, nem um trecho da apostila. O público sabe ler, e consegue ver o seu slide. Fale com eles, ouça-os, e saiba o que dizer, na sequência certa, e com todos os pontos principais. Se houver algum aspecto textual da sua apresentação que não é importante o suficiente para ser aprendido e memorizado por você, provavelmente ele não é importante o suficiente para estar nela, também.
Resumindo em uma frase curta
Na hora de compor seus próximos slides, a "regra dos 10/20/30", proposta por Guy Kawasaki, é um primor de simplicidade, porque foi composta por alguém cuja atividade profissional exigia assistir a grande número de apresentações diferentes todos os dias, e serve como uma linha geral, que você pode flexibilizar apenas no que for essencial.
Vou resumi-la: nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30.
Apresentações servem para transmitir idéias. Use-as bem, e elas funcionarão a seu favor. Caso contrário, a ideia que você transmitirá poderá funcionar contra você.
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Fonte: Efetividade
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