Escreva emails que as pessoas não vão querer ignorar
Seus clientes e colegas não têm tempo para se dedicar
plenamente a cada e-mail que recebem. Alguns recebem centenas de mensagens por
dia. Por isso,eles dão prioridade para os que podem ser resolvidos com maior rapidez. O resto pode nunca
ser respondido, ou mesmo lido.
ser respondido, ou mesmo lido.
Então como você pode ganhar atenção? Experimente estas dicas:
1. Mantenha a capitalização e pontuação padrão
Convenções da boa
escrita podem parecer uma perda de tempo para o e-mail, especialmente quando
você está trocando mensagens em um dispositivo portátil, mas é uma questão de
fazer as coisas direito. Mesmo se as pessoas de seu grupo não pontuarem em suas
mensagens, destaca-se quem o faz. Emails apressados que violem as normas
básicas da escrita mostram indiferença. E o estilo abreviado pode ser bem confuso.
Demora menos tempo para escrever uma mensagem clara do que para explicar o que
você quis dizer.
2. Vá direto ao ponto (educadamente, é claro)
Seja direto quando fizer uma solicitação. Não enrole até o
primeiro destinatário - embora um breve elogio possa ajudar (‘ótima entrevista’,
‘obrigado por enviar aquele arquivo’, ‘posso pedir um favor? ’). Soletrar
prazos e outros detalhes o destinatário terá de fazer o trabalho certo e na
hora certa.
3. Seja breve - mas não muito breve
Emails muito longos são cansativos e consomem muita energia.
Quanto mais você tiver que rolar a página, menos receptiva vai ser a sua
mensagem. Assim, mais do que compor uma
única tela de leitura, concentre o seu conteúdo.
Mas, como você está cortando a gordura de sua mensagem,
manter a carne intacta. Ao dar uma atualização do projeto, por exemplo, forneça
informações suficientes para orientar seus leitores. Considere a sua mensagem da
perspectiva do leitor. Eles não estão imersos em seu projeto como você, e eles
provavelmente têm muitas outras coisas para fazer.
4. Trace o que aconteceu, e quando
Quando uma séria disputa surge na empresa, os advogados
normalmente pedem aos seus clientes para produzir uma "cronologia de
eventos relevantes", detalhando os incidentes mais importantes que
antecederam a disputa. Este documento ajuda todos os envolvidos a pensar com
mais clareza sobre como as coisas se desenrolaram.
Tente fazer uma abordagem
semelhante ao escrever seus e-mails, vai ajudar você a organizar seus
pensamentos em uma narrativa coerente. Uma história com começo, meio e fim irá
manter o interesse dos seus leitores de forma mais eficaz do que os fatos
desordenados intercalados com opiniões.
5. Adicione uma linha de assunto curta, mas
descritiva
Antes de apertar
"enviar", verifique sua linha de assunto. Se for genérica ou está em
branco, sua mensagem será perdida na caixa de entrada do destinatário. Você
está pedindo para alguém tomar uma atitude? Destaque na linha de assunto. Faça com
que seu pedido seja fácil de encontrar - e cumprir.
6. Copie pessoas judicialmente
Inclua apenas aqueles que vão perceber imediatamente porque
eles estão copiados, não clique automaticamente em "responder a todos".
Seu correspondente pode ter sido mais abrangente com o "copiar" da
lista, e se você repetir esse erro, você vai continuar a incomodar os
destinatários que não deveriam estar lá. E evite ocultar a cópia oculta de
destinatário, a menos que você tenha certeza de que é necessário. Isso pode
trazer uma má reputação.
FONTE: CEO.COM
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