Dicas para prevenir fraudes internas

Dicas para prevenir fraudes internas

Inimigo oculto

Tecnologia e bom preparo dos colaboradores auxiliam no combate às fraudes, aos furtos e à inadimplência.

Ação requer acompanhamento constate.

Crise de valores? Problemas econômicos? não importa a causa do delito, quando
o supermercadista tem que calcular quanto é preciso vender para cobrir o custo de um produto furtado, sente um gosto amargo na boca, pois o custo invisível da perda por furto, roubo ou fraude é principalmente o estresse pela falta de segurança.

"não se pode descuidar da segurança, o mercado caminha para investimentos em tecnologia", admite o gerente da loja Pinheiros da rede Futurama, Roberto Dias. O supermercado conta com fiscais de loja, câmaras de circuito interno, vigilantes e bom relacionamento com policiais do entorno, o que, segundo o gerente, faz os índices de furtos serem pequenos.

Outro custo cujo benefício é compensador, segundo Dias, é a terceirização do sistema de telecomunicação. "Hoje os fiscais de loja utilizam equipamentos alugados, acabou nosso trabalho e despesa com manutenção e assistência técnica", explica o gerente.

Mais do que pensa

Segundo a gerente de marketing da Plastron Sensormatic, Meire Soares dos Santos, embora a atribuição de valor seja do supermercadista, como regra geral seria necessário vender o dobro dos itens para recuperar a metade.  Os custos invisíveis com segurança, segundo ela, incluem a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos, contratação e treinamento de pessoas.

"Muitos supermercadistas acham que se perde pouco com furtos e roubos externos e internos, mas basta um pequeno cálculo para saber o tamanho do prejuízo", comenta Meire, que contabiliza uma média razoável para as perdas, uma vez que ela considera impossível reduzi-las 100%.

Segundo pesquisa do Programa de Administração de Varejo da Fundação Instituto de Administração (Provar/ FIA), feita em parceria com a Associação Brasileira de Supermercados (Abras), as perdas no varejo brasileiro somaram, em média, 1,77% da receita operacional das empresas em 2009, o que representa um queda de 0,28 ponto percentual em relação a 2008, quando chegaram a contabilizar 2,05% do total. Embora as principais causas estejam relacionadas as quebras operacionais (30,9%), somando-se os furtos externos (20,4%) e furtos internos (20,1%), o total dos últimos indicadores ultrapassa o primeiro colocado.

O levantamento, feito com 79 empresas brasileiras dos setores de supermercado, eletrônico, farmácia, material de construção e vestuário, constatou que apesar da quebra operacional continuar como principal fator de perdas, houve um aumento de 7,6% de furtos internos e externos em relação a 2008. A conclusão é que a segurança continua sendo o ralo por onde vai grande parte da lucratividade.

"Se o supermercadista admite que perde só 1% e afirma ter lucro, deve pensar que, quando se soma 1% do montante do faturamento em um ano, representa uma grande soma", complementa Meire. O confinamento de produtos mais caros também é apontado por ela como uma solução inócua, pois o cliente só compra o que está ao alcance das mãos. "sempre haverá furtos pequenos, internos e externos, mas os melhores investimentos são em treinamento e tecnologia", sentencia a gerente.

Tudo em casa

O Conselho Federal de Contabilidade defini fraude como "ato de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis", mas de modo geral as fraudes são decorrentes de áreas onde os controles internos são vulneráveis, permitindo que o fraudador aja por anos a fio com a esperança de jamais ser descoberto (ver boxe).

Conforme pesquisa realizada pela KPMG, empresa multinacional de auditoria, as maiores causas para o crescimento de atos fraudulentos estão relacionados à insuficiência de sistemas de controle, com 51%, impunidade (52%), e perdas de valores sociais e morais (62%). Segundo outra pesquisa também realizada pela MPMG, o ato fraudulento pode ter como origem funcionários (58%), prestadores de serviço (18%), fornecedores (14%) ou clientes (8%).

Ocasião faz o ladrão

Oportunidade. Esse é o principal motivo que leva um funcionário a realizar desvios sem a percepção da empresa. Um ambiente propício para ato ilícito é o suficiente para que ocorra uma fraude.
A KPMG sugere algumas ações para coibir esses abusos de alguns funcionários.

• Segregação de função

Nenhum funcionário, independente da posição, título ou função, pode processar sozinho uma transação do início a conclusão. Exemplo: quem faz não aprova, e quem aprova não faz.

• Definição de responsabilidade

Nenhuma operação poderá ser processada sem alguma forma de autorização, que pode ser manual (assinada) ou autorizada por meio de senha eletrônica (senha de supervisor ou autorizador).

• Inventário, conciliação ou prova de contas

Registros contábeis devem ser periodicamente comparados com os registros físicos, documentos ou conta de controle, para assegurar sua exatidão e promover as regularizações, quando forem necessárias.

• Acesso em duplas ou duplo acesso

Documentos que respaldem juridicamente os direitos de uma instituição ou de seus clientes requerem duas pessoas para sua guarda e retirada.

• Princípio da transparência de controle

Toda rotina de conferência/controle deve ser evidenciada por meio de registro de verificação, por carimbo e/ou visto do responsável

• Definição de responsabilidade

Todo funcionário deve ser suficiente e claramente informado das responsabilidades e controles  exigidos em seu trabalho. Aqueles com funções de guarda de valores e de autorização de transações não devem em hipótese nenhuma compartilhar segredos, chaves, senhas de acesso que estejam sob sua responsabilidade direta.