Como montar e se comportar em vídeo conferências

Como montar e se comportar em vídeo conferências

Não importa a modalidade de alocação que você escolher (em casa, em espaços de co-working, no escritório), um dos tipos mais clássicos de reunião é através da áudio/ vídeo conferência.

Com o fim do MSN, conseguir utilizar recursos 
tecnológicos como o Skype é um 'must'. Se você acha que falar através de recursos tecnológicos de ponta é um truque que só o público nerd compreende, saiba que utilizar o Skype para falar com clientes, amigos e família, já é um hábito totalmente disseminado. 

Confira algumas dicas e boas práticas aprendidas, depois de muito suor, tentativa e erro, para se dar nesses momentos.

 Dicas para montar uma conferência 

A primeira coisa a se ter em mente é que diferentes tipos de reunião demandam diferentes tipos de preparação e comportamento. 

Primeiro contato comercial: quem tem um site recebe muitos e-mails de futuros clientes. Quem investe em campanhas no Facebook ou Adwords, mais ainda. A dica é sempre ter uma pasta em seu computador (ou no serviço de nuvem, como o Dropbox) com tudo pronto para esse momento -  apresentação de credenciais de seu trabalho, um DOC com listas de perguntas básicas, etc.

Comportamento: fique no comando, faça perguntas e finalize com um espaço para o (futuro) cliente dizer porque veio.

Reunião de briefing com o cliente: em algumas vezes este tipo de conferência acontece junto com o primeiro contato. Mas, quando são momentos distintos, requer uma nova preparação e comportamento. Vale ter um modelo de briefing claro. No entanto, é fundamental você sentir quais são as dúvidas que seu cliente possa ter.

A principal insegurança será a questão de preço. Nunca dê o preço na reunião de briefing, ainda mais de forma oral. Peça um dia e envie um documento com uma proposta comercial. Seja objetivo nas perguntas e evite emitir opiniões subjetivas demais nesse momento. Concentre-se em entender o tamanho do cliente e sua demanda real. 

Reunião de abertura de projeto com equipe: bem mais informal, este tipo de conferência requer um comportamento de gerente de projeto. Vale a mesma ideia de ter uma pastinha com todos os documentos do projeto à mão. 

Uma dica de ouro: mais do que um integrante da equipe, você é o moderador da conversa, portanto, encaminhe os assuntos - e vete os que não agregam ao projeto. 

Importante: tenha um roteiro em mãos com os pontos cruciais a serem desenvolvidos e não finalize o papo sem uma lista de tarefas para cada um. 

Reunião de aprovação com cliente: é um momento semelhante à coleta de briefing, onde objetividade é fundamental. Contudo, aqui você já tem alguma entrega para apresentar, o que lhe dá vantagens de argumentação. Tenha essa argumentação pronta e, se possível, envie uma cópia um dia antes da data marcada. Você ganhará bastante tempo, pois o cliente já terá suas dúvidas demarcadas. 

Comportamento: evite a todo custo retornos ao briefing, divagações e re-planejamentos. Uma boa dica é abrir a conversa lembrando que o objetivo é absolutamente crucial para a finalização/andamento do projeto. 

 Preparação do ambiente 

Nos quatro cenários descritos acima, a preparação do ambiente é fundamental para o sucesso da conferência. 

• Para eliminar ruídos, tranque o cômodo onde você vai realizar a conferência; 
• Fontes de som externas como ventiladores e ar-condicionado devem ser eliminadas; 
• A escolha do horário, quando possível, pode funcionar como um grande aliado. Se o seu home-office fica em uma casa com grande “população”, tente agendar para os momentos mais sossegados; 
• Faça um teste com um amigo e pergunte como está a qualidade da gravação. 

Aplicativos e serviços para conferência 

Sem a ferramenta certa, a magia não acontece. Abaixo, algumas opções e suas vantagens e desvantagens: 

Skype: o mais indicado para a tarefa. Há alguns meses atrás rolou um problema em função do término de seu serviço de assinatura para o Brasil, logo contornado. Hoje funciona assim: para falar de Skype para Skype, você não paga nada e pode fazer conferências com quantas pessoas quiser. Para ligar para outros números ou ter o seu próprio número Skype, ou ainda fazer videoconferências em grupo, paga-se uma mensalidade. 

Google Talk: se você tem uma conta Google, o acesso ao serviços já está garantido. Seja pela rede Google+, seja pelo Gmail ou pelo software, você pode falar entre usuários sem problemas. Ligações feitas do GTalk para telefones e vice-verso ainda são bem enroladas. 

Instant messengers: São tão poluídos e tão carregados de propaganda e SPAM que acabam dando uma impressão meio amadora à sua conferência. 

Audacity e Skype recorders: São ferramentas para gravação. Não é que sua vídeo conferência fica prejudicada sem a ajuda dessas ferramentas, mas é sempre uma boa gravar a conversa para consultas posteriores. Não se esqueça de pedir permissão à outra parte! 

Sempre conclua suas vídeo conferências recapitulando tudo o que vocês comentaram e/ou acordaram. Em seguida, envie um e-mail ou publique um documento compartilhado com a ata dessa reunião.

Você tem alguma dica? Conte pra gente.

FONTE: CARREIRA SOLO / Adaptado por Amanda Lisboa

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