Como funcionam os livros de escrituração fiscal e contábil

Como funcionam os livros de escrituração fiscal e contábil

O fisco exige que todas as empresas enviem em determinadas datas os dados de registros financeiros e fiscais pertinentes a sua gestão denominados Livros de Escrituração.

Os livros de escrituração têm várias finalidades.
Uns servem para registrar as compras, outros para registrar as vendas, controlar os estoques, os lucros ou prejuízos fiscais. Há livros onde são registrados os empregados e outros em que se registram Atas da Assembléias. Enfim, podemos dividir os livros em três grupos: livros fiscais, livros contábeis e livros sociais. Neste artigo iremos comentar sobre os livros fiscais e contábeis.

Livros fiscais

Livros fiscais são os exigidos pelo fisco Federal, Estadual ou Municipal. Os mais comuns são:

• Registro de Entradas
• Registro de Saídas
• Registro de Impressão de Documentos Fiscais
• Registro de Inventário
• Registro de Apuração de IPI
• Registro de Apuração de ICMS
• Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR
• Livro de Movimentação de Combustíveis - LMC

Livros contábeis

Livros contábeis são aqueles utilizados pelo setor de Contabilidade. Destinam-se à escrituração contábil dos atos e dos fatos administrativos que ocorrem na empresa.

Segundo o Código Comercial Brasileiro, todos os comerciantes estão obrigados a seguir uma ordem uniforme de contabilidade e escrituração e a manter os livros necessários para esse fim. Deverão, ainda, conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondências e demais papéis pertencentes ao giro de seu comércio, enquanto não prescreverem as ações que lhes possam ser relativas.

Os principais livros utilizados pela Contabilidade são:

• Livro Diário
• Livro Razão
• Registro de Duplicatas
• Livro Caixa
• Livro Contas-correntes

Diário: É obrigatório o uso deste livro, que constitui o registro básico de toda a escrituração contábil, no qual devem ser lançados, dia a dia, todos os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam a vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica.

Razão: A pessoa jurídica deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizados para resumir ou totalizar, por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário, devendo a sua escrituração ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações.

Registro de Duplicatas: O livro Registro de Duplicatas é de escrituração obrigatória caso a empresa realize vendas a prazo com emissão de duplicatas, podendo, desde que devidamente autenticado no Registro do Comércio, ser utilizado como livro auxiliar da escrituração mercantil.

Caixa e Contas-Correntes: Os livros auxiliares, tais como Caixa e Contas-Correntes, que também podem se escriturados em fichas, são dispensados de autenticação quando as operações a que se reportarem tiverem sido lançadas, pormenorizadamente, em livros devidamente registrados.

Na escrituração contábil, é permitido o uso de códigos de números ou de abreviaturas, desde que estes constem de livro próprio, revestido das formalidades de registro e autenticação (parágrafo 1o. do art. 269 do RIR/99). Esse livro pode ser o próprio livro Diário, que deverá conter, necessariamente, no encerramento do período-base, a transcrição das demonstrações contábeis. Ou o livro utilizado para registro do plano de contas e/ou históricos codificados, desde que revestidos das formalidades legais (registro e autenticação).

Autenticação de livros

Os livros comerciais e fiscais utilizados para efeito de Renda, devem ser registrados e autenticados até a data prevista para a entrega tempestiva da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica do correspondente ano-calendário (atualmente substituída pela DIPJ).
De acordo com o parágrafo 2 º- do art. 260 do RIR/99 os livros de Registro de Inventário e Registro de Entradas , utilizados para efeito de Imposto de Renda, embora exigidos pela legislação do ICMS, deverão ser autenticados pelo órgão de Registro de Comércio, independentemente da autenticação a que estejam sujeitos na forma da legislação do ICMS, dessa forma exigindo dupla autenticação.

Estão dispensados de autenticação os seguintes livros:

• Livro Razão;
• Os Livros caixa e contas-correntes (livros auxiliares);
• O Livro de Apuração do Lucro Real;
• O livro de Movimentação de Combustíveis (LMC).

Penalidades por irregularidades na escrituração

A falsificação, material ou ideológica, da escrituração e dos seus comprovantes, ou de demonstração contábil, que tenha por objeto eliminar ou reduzir o montante de imposto devido ou diferir seu pagamento, submeterá o contribuinte a multa, independentemente da ação penal que couber (art. 256 do RIR/99).

Verificado pela autoridade tributária , antes do encerramento do período de apuração, que o contribuinte omitiu registro contábil total ou parcial de receita, ou registrou custos ou despesas cuja realização não possa comprovar, ou praticou qualquer ato tendente a reduzir o imposto correspondente, ficará sujeito a multa em igual valor à metade da receita omitida ou da dedução indevida, lançada e exigível ainda que não tenha terminado o período de apuração de incidência do imposto (art. 981 do RIR/99).

O ideal é utilizar um bom sistema ERP que gere automaticamente os principais livros, e uma contabilidade que auxilie na elaboração dos mesmos.

Fonte: exameservicos.com.br