Regras operacionais de logística para compras mais econômicas

Regras operacionais de logística para compras mais econômicas

 

Para a grande maioria das empresas o volume de compras em valores varia entre 30% e 70% da receita líquida com as vendas. O que quer dizer que num faturamento mensal líquido (tirando os impostos) de R$ 1 milhão
, as compras de tais empresas irão variar entre R$ 300 mil a R$ 700 mil, dependendo da natureza operacional e das atividades técnicas e comerciais delas.
De qualquer modo elas têm muitas despesas com fornecedores, para manterem as suas operações em atividade.
Então comprar errado é um dos pecados mortais para empresas sem noção deste requisito. Elas compram de tudo que é necessário, e pasmem, até compram o que não é necessário.


Ter um cinturão de fornecedores é de importância vital para uma empresa estar dotada de um poder competitivo. Mas, de fornecedores qualificados e confiáveis. Sem essa de fornecedor tradicional, ou amigo, ou parceiro.


O fornecedor deve ser parte integrante da sua empresa. É um departamento que agrega competitividade aos seus negócios, produtos e serviços. Logo, ele deve ser avaliado sempre, e em cada fornecimento, em preço, prazo de entrega, em qualidade, em quantidade e em local-hora.


E com a segurança de utilização dos itens comprados, de trabalho e ambiental.


Se seus fornecedores já se tradicionalizaram, podem estar levando você no bico em preços, relaxando num requisito aqui e outro ali. E se não forem encarados como aquele departamento estratégico, há grande risco de transferirem para a sua empresa uma série de disfunções administrativas, operacionais, de controle e financeiras. E tais disfunções podem já estar alterando sua estrutura de repasse de custos e de preços.


1. Se faltar algum item comprado saiba que alguma coisa vai ser interrompida em sua fábrica ou empresa e você vai atrasar as suas entregas;


2. Se você não checar os preços comparativamente, entre outros fornecedores, e na série histórica dos fornecimentos semelhantes à sua empresa, do seu fornecedor, ele pode estar subindo o preço "invisivelmente" além da inflação, e vai estar alterando sua estrutura de repasse de custos e de preços;


3. Se ele não facilitar seus pagamentos, mesmo que seja um novo fornecedor, você poderá ter um tipo de impacto de "arrependimento", se a qualidade geral do fornecimento for precária, você fica sem poder de barganha e vai ter que "engolir" a porcaria fornecida;


4. Se seu fornecedor lhe propuser a compra de materiais, matérias-primas, insumos e produtos novos, exija a "divisão de riscos do tipo meio a meio – desconto de 50%" ou que ele lhe entregue em consignação, pois o pessoal de projeto e engenharia dele pode não ser competente, para inovações e experimentos;


5. Se algum item vier com defeitos, ou vício de fabricação vai agregar deficiência na qualidade e na garantia dos seus processos e produtos;


6. Se não chegar na data-local-hora em que as entregas foram contratadas, você vai atrasar as suas entregas ou não poderá atendê-las, seu concorrente lhe vencerá nesta;


7. Se algum item vier com potencialidades de impactos ambientais, esteja certo que será co-responsável, e vai ter prejuízos "extra-operação";


8. Se algum item vier com características impróprias ao manuseio e utilização, esteja certo que haverá acidente ou danos de trabalho;


9. Se o fornecedor não for qualificado esteja certo que poderá estar comprando "gato por lebre";


10. Se a logística for precária, sem segurança operacional plena, agregando uma péssima frequência de atendimentos em 100 fornecimentos (um padrão ideal seria de pelo menos 95%, sem agregar atrasos), troque imediatamente de transportador ou mude o estilo modal;


11. Se você não avaliar, mensalmente, os seus fornecedores sua empresa estará em risco em qualquer ou em todos os itens acima (de 1 a 10).


Com isto, todos já percebemos que precisaremos de uma estrutura de efetivação de compras, verificação "in loco" da qualidade, recepção em nossa fábrica por controle da qualidade, monitoramento e rastreabilidade da qualidade fornecida, contabilidade de custo final e retroalimentação da situação de estoques e de logísticas.


Mesmo no advento do just-in-time no Brasil precisamos manter a "eterna vigilância" sobre pelo menos nos itens estratégicos que compramos ... E teremos que criar um conjunto de indicadores consensados junto a ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, para avaliarmos fornecedores numa mesma entrega e entre entregas. É um bom caminho para o nivelamento da qualidade total no país.


Esta providência ajudará até no controle das compras dos governos e cujos critérios adicionais de compras, complementares a LEI Federal Nº 8666 – Licitações e Compras governamentais, irão minimizar a má qualidade e a má fé no gigantesco volume de compras governamentais sem controle social.


E tenha a prática controlada das 10 regras básicas para manutenção de compras econômicas:


1ª Regra: Para itens fora de linha do fornecedor, evite comprar quantidades que poderão encalhar. E se tiver em sua fábrica, zere o saldo imediatamente com "queima de estoque ou leilão" – você vai ganhar em espaço de armazenamento;


2ª Regra: Evitar encomendas ou compras abaixo dos critérios econômicos de lotes do fornecedor e de carga dos transportadores;


3ª Regra: Sempre comprar no critério do estoque mínimo, em função da confiabilidade das entregas do fornecedor e da capacidade operacional da logística;


4ª Regra: Identificar o padrão de estoque mínimo de suas compras, em função da rotatividade dos estoques, começando do ponto 25% das compras do mês, migrando para estoque zero;


5ª Regra: Efetivar o controle diário do saldo dos estoques - adotar rotina de estoquista de imediato ou de recursos tecnológicos de leitura de etiquetas e conexão com processamentos centrais, de atualização dos estoques, à medida que entram e saem materiais;


6ª Regra: Distribuir as compras ao longo do mês, nos dias operacionais (sem feriado e fins de semanas) para evitar alta concentração de compras diárias, acima de um valor que se considere adequado à capacidade de pagamentos. Ajuda a reduzir endividamentos em compras por falta de liquidez no fluxo diário do caixa;


7ª Regra: Adotar empilhamento "1º que entra, 1º que sai", para reduzir envelhecimento e degradação de manuseio, utilizar software "coordenador", otimizando espaços com frequência de entradas e saídas;


8ª Regra: Cancelar compras de produtos com baixa rotatividade - evitando encalhe nos estoques e criar o próprio critério de baixa rotatividade, para liberação de espaço nos estoques;


9ª Regra: Mapear as áreas de estocagens com materiais de alta e média rotatividade, mais próximas do instrumental de logística para descargas e cargas, utilizando um critério de coordenadas bidimensionais (em plano) ou tridimensionais (em prateleiras);


10ª Regra: Opcional, em adotar estoque estratégico para as especificações TOP 50, as mais compradas no valor de 25% da média de compras por semestre por pilha / especificação, além do estoque mínimo, para segurança, contra greves e catástrofes ambientais, em função da confiabilidade das entregas do fornecedor e da capacidade operacional da logística.


Com a evolução do planejamento e controle da produção, da produção racional, do controle da qualidade, e da logística, o futuro será do estoque zero, como no just in time praticado no Japão, o qual leva em conta:


1. Taxas de defeitos e falhas na ordem de 1 PPM a 5 PPM;


2. Atrasos na ordem de 1 fornecimento em 100;


3. Manutenção da operacionalidade fabril acima de 98% e


4. Logística transportadora sem atrasos e com imprevistos zero;


5. Malha ferroviária, e rodoviária, de alta densidade por km2, com qualidade para a "transportabilidade", capaz de dar mobilidade à economia, em vias totalmente asfaltadas e ferrovias de alta velocidade e baixo custo de frete, multidirecionais, com opções de rotas alternativas e econômicas.


Autor: Lewton Burity Verri
Fonte: Administradores.com.br