40 Erros na área de TI - Riscos e Soluções

40 Erros na área de TI - Riscos e Soluções

A tecnologia é uma forte aliada no cumprimento das tarefas diárias e pode ser estratégica para a inovação e o desenvolvimento do negócio. mas tudo depende de saber fazer a coisa certa. Listamos os principais problemas que podem paralisar uma empresa.
a boa notícia é que, para cada um, existe uma ótima solução.

1- VER A TECNOLOGIA APENAS COMO UM CUSTO A MAIS

RISCO: desperdício de recursos, paralisações e perda de vantagem competitiva por falta de planejamento.

SOLUÇÃO: integrar ao planejamento estratégico do negócio os objetivos a serem alcançados com TI. Mais do que servir como infraestrutura para os funcionários, a tecnologia deve ser explorada para promover a inovação, a qualidade e outros avanços capazes de gerar vantagens competitivas. Seja para aumentar a produtividade, melhorar processos ou atrair o consumidor, os sistemas devem colaborar para o desenvolvimento do negócio. “Uma empresa sem metas para TI navega sem bússola”, diz Sérgio Saad, diretor de hardware da IBM.

2- DEIXAR QUE A TI SE SOBREPONHA AO NEGÓCIO PRINCIPAL

RISCO: negligenciar o core business da empresa devido à preocupação excessiva com TI.

SOLUÇÃO: analisar a relevância de TI para o negócio e determinar se há necessidade de uma equipe maior e mais estruturada, coordenada por um profissional experiente. Se o empreendedor entende a importância da tecnologia, mas perde-se em meio à sua complexidade, a atividade principal da empresa pode sair prejudicada. Em negócios ligados à tecnologia, é natural os sócios comandarem a área. Mas, se a especialidade não é TI, o caminho mais indicado é contratar um time bem qualificado, que permita aos fundadores concentrar-se na essência do negócio.

3- ACHAR QUE PLANO DE CONTINGÊNCIA É UM EXAGERO

RISCO: perder dados e ficar inoperante em caso de incêndio, inundação, roubo ou queda de energia.

SOLUÇÃO: estabelecer uma política de recuperação de desastres, definindo os serviços críticos que não podem parar, os investimentos necessários para manter disponíveis esses serviços e o tempo de interrupção máximo que a empresa pode suportar. É preciso também comparar o investimento com o prejuízo potencial, para decidir onde investir, aumentando a disponibilidade do ambiente de TI. Um plano básico deve prever cópias de dados em locais diferentes, sistemas de segurança e back-up avançados, instalações protegidas de internet e de telefonia.

4- FAZER BACK-UP SÓ QUANDO ALGUÉM SE LEMBRA DISSO

RISCO: perda de dados, com interrupções, retrabalho e prejuízos.

SOLUÇÃO: estabelecer uma rotina de back-up e de restauração de dados. É preciso definir: as informações que devem ser incluídas (arquivos, banco de dados, e-mails); a frequência para realização das cópias de segurança; e o dispositivo onde essas informações serão armazenadas – HD externo, mídia ou on-line. Deve-se determinar também por quanto tempo as informações serão armazenadas. Uma política comum é salvar todas as informações semanalmente, mas isso costuma variar de acordo com o nível crítico do trabalho. Back-ups diários podem ser adotados paralelamente aos semanais e mensais.

5- IMAGINAR QUE A REDE INTERNA DA EQUIPE ESTÁ ORGANIZADA

RISCO: perda de informações relevantes e retrabalho; ao mesmo tempo, quem precisa dos dados pode não conseguir acessá-los.

SOLUÇÃO: elaborar um mapa de acesso aos diretórios e pastas da rede, seja por departamento, por projeto, ou perfil de usuário; e estabelecer regras para a manipulação dos arquivos, como alteração ou apenas leitura, com permissões individuais ou para determinados grupos.

6- PENSAR QUE UM TSUNAMI DIÁRIO DE SPAM É NORMAL

RISCO: perda de produtividade e risco de contaminação por arquivos maliciosos

SOLUÇÃO: adotar ferramentas e filtros antispam. Boa parte dos sistemas de segurança corporativos já traz soluções contra e-mails indesejados, mas também é possível contratar os serviços separadamente. Ao avaliar a ferramenta, deve-se pesquisar a taxa de falsos positivos (e-mails válidos classificados como spam ou, pior, spams reconhecidos como mensagens válidas); a quarentena (para onde são enviados e-mails que podem ser spam, mas não há certeza); listas de bloqueio; e o catálogo de endereços IP que enviam spam.

7- CONFIAR APENAS NO BOM SENSO DA EQUIPE PARA O USO DA INTERNET

RISCO: infecção por vírus, invasão por hackers, lentidão na transmissão de dados, vazamento de informações estratégicas.

SOLUÇÃO: desenvolver uma política de uso da internet e engajar os colaboradores, destacando a responsabilidade de todos para a segurança. Pode-se definir os usuários com autorização para utilizar a rede e que tipo de acesso cada um pode ter. Alguns procedimentos comuns são barrar a visualização de material pornográfico, o download de arquivos e o acesso a sites de games. Vale, porém, refletir se é preciso abolir todo o conteúdo não relacionado a trabalho. Imposições tirânicas podem desmotivar os colaboradores. Melhor será chegar a um consenso, com a conscientização dos usuários.

8- PERMITIR SENHAS DE ACESSO FRACAS

RISCO: ingressos não autorizados na rede da empresa, ataques de hackers e vazamentos de dados.

SOLUÇÃO: criar combinações de senhas extensas, que contenham letras e numerais. É chato, mas necessário. Os hackers contam com robôs e aparelhos para atacar os sistemas e tentar milhares de senhas simultaneamente. As fracas são rapidamente descobertas. O grupo de hackers LulzSec tornou público um ataque em que violou 62 mil logins. As senhas mais comuns eram 123456 e password.

9- COMPARTILHAR LOGINS E SENHAS

RISCO: assim como no tópico anterior, acessos não autorizados à rede da empresa, ataques de hackers e vazamentos de dados.

SOLUÇÃO: a identificação do usuário nos ambientes e sistemas da empresa deve ser pessoal. Senhas compartilhadas inviabilizam o controle dos acessos. Outro erro recorrente é não alterar o login e a senha que vêm como default em determinados sistemas e aplicações. Um exemplo: a combinação login admin e senha admin.

10- TRATAR INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS COMO SE FOSSEM COMUNS

RISCO: vazamento de dados sigilosos.

SOLUÇÃO: especificar quais informações a empresa considera sigilosas ou estratégicas e estabelecer procedimentos para lidar com eses dados. Pode-se determinar, por exemplo, que esse material não deve ser enviados para e-mails pessoais e que que deve ser salvo em pastas com restrição de acesso. É comum um colaborador salvar dados sigilosos em sua própria máquina ou em pendrives pessoais, ou até encaminhá-los por e-mail ou outras formas de mensagem virtual. O resultado é que a informação pode chegar a quem não deveria.

11- USAR ANTIVÍRUS INADEQUADO

RISCO: deixar dados e sistemas vulneráveis a ataques.

SOLUÇÃO: observar custos e benefícios de versões gratuitas ou domésticas em comparação com soluções corporativas. Versões empresariais de antivírus recebem atualizações constantes, tanto do aplicativo quanto das vacinas. Esses produtos pensados para o mundo corporativo facilitam o gerenciamento da segurança da informação, pois permitem a visualização e a administração das estações de trabalho que estão com antivírus instalado. Isso possibilita uma ação rápida e remota em caso de infecção, especialmente em operações mais complexas. Vírus merecem cuidado redobrado: nos Estados Unidos, segundo o FBI, cerca de US$ 100 milhões foram desviados de contas de empresas de pequeno porte devido a ameaças virtuais nos últimos anos.

12- NEGLIGENCIAR A INTERFACE DE E-COMMERCE

RISCO: perder oportunidades de negócio e manchar a reputação da empresa na internet SOLUÇÃO: investir em soluções completas, eficientes e seguras de comércio eletrônico. Sites que demoram a carregar e operações interrompidas são as maiores reclamações feitas pelos consumidores que costumam comprar pela internet. Para quem vai vender on-line, é essencial garantir o sigilo das informações forneceidas pelos usuários e a integridade das transações, além de oferecer variedade de meios de pagamento.

13- ACREDITAR QUE O SEU NEGÓCIO NÃO EXIGE SITE NEM E-MAIL PRÓPRIO

RISCO: ver a imagem da empresa ser associada à informalidade ou até mesmo ao amadorismo.

SOLUÇÃO: registrar um domínio de internet para empresa, a partir de R$ 30 por ano, e contratar um serviço de hospedagem de site e e-mail. Diversas empresas fornecem o pacote por pouco mais de R$ 20 por mês, com dezenas de endereços de e-mail.

14- ACHAR QUE USABILIDADE SÓ MAIS UM NEOLOGISMO BOBO

RISCO: afugentar usuários do site, perder oportunidades de negócios, ser mal listado em programas de busca.

SOLUÇÃO: garantir conteúdo relevante, ambiente amigável e com as funcionalidades que o negócio exige. Também é importante utilizar estratégias de Search Engine Optimization (SEO), para que o site fique bem posicionado em buscadores. A empresa deve considerar todos os fatores que possam tornar mais agradável e marcante a experiência do usuário em seu site: páginas leves e carregadas rapidamente, navegação intuitiva, compatibilidade com os principais browsers e versões mobile.

15- LIMITAR A ATUAÇÃO VIRTUAL AO TAMANHO DA OPERAÇÃO FÍSICA

RISCO: perder a oportunidade de uma competição menos injusta com concorrentes maiores.

SOLUÇÃO: explorar as possibilidades abertas pela internet. O mundo virtual pode ser justamente a chance de abrir espaço no mercado. Um site elegante e eficiente pode ser feito com custos relativamente baixos. Há bons templates disponíveis gratuitamente na internet. Além disso, muitas prestadoras de serviços oferecem soluções baratas e eficientes para pequenos negócios on-line.

16- FAZER POUCO OU MAU USO DAS REDES SOCIAIS

RISCO: perder oportunidades de divulgação e de negócio, ou mesmo ganhar reputação ruim.
SOLUÇÃO: entender o potencial das mídias sociais e embarcar nas que são condizentes com o negócio. Uma empresa B2B não tem obrigação de contar com uma página no Facebook ou uma conta no Foursquare. Melhor direcionar esforços às mídias mais relacionadas a atividades profissionais, abrindo um fórum de discussão no LinkedIn, por exemplo. É fundamental manter o conteúdo relevante e atualizado. Os usuários desejam respostas, interações e novidades.

17- TER MUITOS CANAIS DE SAC SEM CONTROLE DOS REGISTROS 
 
RISCO: perder clientes por descontentamento com o atendimento.
 
SOLUÇÃO: adotar apenas os canais que consegue utilizar de forma eficiente, sempre com ferramentas que documentem todo o histórico de relacionamento com o cliente e ajudem a administrar os prazos de resposta. A lei determina a existência de um Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC), mas não exige diferentes canais. Se a empresa oferece opções como e-mail, formulários on-line, chat e telefone, todas precisam funcionar com rapidez, qualidade e coerência — se o contato do cliente foi on-line, a resposta deve usar o mesmo meio.

18- PENSAR QUE SÓ AS EMPRESAS GRANDES PRECISAM DE CRM 
 
RISCO: perder força de vendas e oportunidades por falta de análise dos contatos com o cliente.

SOLUÇÃO: adotar um software completo de Customer Relationship Management (CRM), que contempla outros módulos além do SAC e permite análises sobre a força de vendas, identifica os produtos e usuários que trazem mais retorno, ajuda a embasar os serviços de pré e pós-venda. A ferramenta ajuda a empresa a entender melhor seus clientes, com informações atualizadas sobre o que buscam e as melhores condições de entrega e pagamento — tanto para o negócio quanto para o consumidor. Há soluções para pequenas empresas e algumas voltadas para nichos.

19- CONTENTAR-SE COM UM SOFTWARE DE GESTÃO ANTIGO 
 
RISCO: perda de eficiência por dificuldade em obter informações consolidadas, inconsistência de dados e falta de integração entre sistemas.
 
SOLUÇÃO: embora elevado, o investimento em uma solução completa e atualizada de Enterprise Resource Planning (ERP) se justifica ao longo do tempo, diz o professor de Tecnologia da FGV-SP Fernando Meirelles. “A empresa paga muito mais com customizações constantes e, na prática, não fica com uma boa ferramenta.” À medida que o negócio cresce, realiza novas operações não previstas no pacote inicial do ERP — e é obrigada a reprogramar o sistema para contemplar tarefas adicionais. Há risco de incompatibilidade com sistemas legados e versões anteriores do próprio ERP, que tem ciclo de vida médio de sete a dez anos.

20- NÃO INVESTIR EM TREINAMENTO PARA USO DE SOFTWARE
 
RISCO: lentidão nas tarefas, retrabalho e compra desnecessária de novos aplicativos, com funções semelhantes às de licenças já adquiridas.
 
SOLUÇÃO: familiarizar e treinar os colaboradores para utilizar as ferramentas adotadas é um investimento com ganhos ao longo do tempo. Estimativas de diversas consultorias de TI mostram que os funcionários utilizam apenas 10% a 20% das funcionalidades de um programa. Seja um simples editor de texto ou um ERP, a maioria das pessoas não conhece tudo que o programa pode realizar.

21- USAR NA EMPRESA UM SISTEMA OPERACIONAL DOMÉSTICO
 
RISCO: limitar-se às funcionalidades de uma versão não pensada para o uso corporativo, sem opções como compartilhamento de impressoras e centralização das rotinas de back-up.
 
SOLUÇÃO: adotar um sistema desenvolvido para empresas, levando em conta os aplicativos que serão utilizados e se são compatíveis com o programa. O escopo de funcionalidades nas versões corporativas é muito maior, seja uma solução proprietária, como Windows e MacOS, ou de código livre, como o Linux. Sistemas para empresas são desenhados para trabalhar em rede e garantir o gerenciamento centralizado de toda a comunicação. Possibilitam o compartilhamento de arquivos e impressoras, back-up centralizado e sistemas de segurança em rede. Além disso, gerenciam servidores de aplicações, bancos de dados e terminais, o que libera o computador dos usuários da necessidade de ter todos os programas instalados.

22- IGNORAR FERRAMENTAS GRATUITAS E SAAS
 
RISCO: manter custos elevados com licenças de programas.
 
SOLUÇÃO: poupar recursos com as duas opções. O termo Software as a Service (SaaS) designa serviços ou aplicativos executados via servidor, acessados pela internet e não instalados no computador do usuário. Flexíveis, podem ser contratados em partes, só para oferecer determinadas funcionalidades, ou alugados por um período. Podem executar tarefas muito específicas, que, se não rodassem desse modo, teriam preços impeditivos para pequenas e médias empresas. As grandes empresas de TI oferecem SaaS em pacotes customizados, mas há uma grande variedade de soluções de código aberto disponíveis gratuitamente na internet. Só vale o cuidado de analisar profundamente a solução antes de usá-la.

23- COGITAR O USO DE SOFTWARE PIRATA
 
RISCO: infecção por vírus, falhas no sistema, prejuízo com perda de dados e processos judiciais
 
SOLUÇÃO: adquirir licenças dos programas indispensáveis ao negócio e que não tenham versões gratuitas. Pesquisa da consultoria Prince & Cooke com pequenas e médias empresas da América Latina revela que 69% já foram prejudicadas pelo uso de software pirata. Destas, 54% perderam informações e 14% foram forçadas a suspender as atividades. Programas ilegais também podem falhar em processos mais complexos.

24- DEIXAR DE ATUALIZAR AS LICENÇAS
 
RISCO: perder eficiência, ficar sem assistência técnica em momentos críticos ou ter o programa bloqueado pelo fabricante
 
SOLUÇÃO: renovar sistematicamente as licenças. Pode parecer custoso — afinal, a versão instalada parece realizar sem problemas todas as tarefas. Mas, ao longo do tempo, as funcionalidades ficam datadas e o desempenho tende a cair. Updates dão mais velocidade às aplicações e reforçam a segurança contra falhas, ataques e perda de informação.

25- NÃO INVESTIR EM GESTÃO DO CONHECIMENTO
 
RISCO: deixar de criar um repertório de melhores práticas e perder informações quando um funcionário deixa a empresa.
 
SOLUÇÃO: desenvolver internamente ou adquirir sistemas que permitam que arquivos e informações fiquem retidos em um banco de dados e sejam acessíveis aos profissionais da empresa. É uma forma de disseminar o conhecimento dentro da companhia, acelerar processos e garantir qualidade com custos menores. Essas plataformas devem estar integradas aos sistemas de colaboração, de forma que funcionários de diferentes lugares possam trocar informações, e que estas fiquem armazenadas e possam ser consultadas no futuro.

26- MENOSPREZAR FERRAMENTAS DE COMPARTILHAMENTO
 
RISCO: baixo índice de colaboração entre as equipes pela simples ausência de ferramentas que facilitem a troca de informações.
 
SOLUÇÃO: adotar programas que possibilitem a integração e o intercâmbio de informações entre colaboradores que estão distantes fisicamente. A mensagem instantânea permite comunicação em tempo real e pode ser integrada a outras ferramentas, criando um ambiente seguro para o compartilhamento de arquivos. Nesses ambientes também é possível que seus usuários executem e gerenciem tarefas conjuntamente e a distância.

27- ESQUECER QUE É POSSÍVEL FAZER COISAS A DISTÂNCIA 
 
RISCO: perder tempo e dinheiro com deslocamentos.
 
SOLUÇÃO: reuniões virtuais e videoconferências podem substituir boa parte dos encontros presenciais, economizando recursos da empresa e horas preciosas em viagens de funcionários. O investimento inicial na tecnologia é relativamente baixo, e soluções de segurança, como senhas e criptografia, tornam as conferências a distância seguras e confidenciais.

28- FAZER POUCO USO DA MOBILIDADE
 
RISCO: demora nos contatos com clientes e com a própria empresa, com menor aproveitamento de oportunidades e resolução de problemas na hora em que surgem.
 
SOLUÇÃO: explorar opções que permitam a interação fora do escritório, como conexões virtuais privadas que possibilitam acesso seguro aos arquivos da empresa ou até mesmo ao sistema de gestão. Os serviços de e-mail devem manter todas as informações no servidor, para que possam ser acessadas de qualquer lugar, seja no escritório, no dispositivo móvel ou via webmail. Na era dos tablets e smartphones, explorar a velocidade da comunicação por meio desses gadgets garante uma vantagem competitiva na relação com clientes e na resolução de problemas.

29- NEGLIGENCIAR A SEGURANÇA DOS DISPOSITIVOS MÓVEIS 
 
RISCO: vazamento de dados e prejuízo por uso indevido dos equipamentos.
 
SOLUÇÃO: adotar alternativas para bloquear os gadgets em caso de roubo ou extravio. Laptops, smartphones e tablets tornam o trabalho mais eficiente, mas são mais vulneráveis a furtos e roubos. Senhas de acesso são apenas o primeiro passo. Há produtos de segurança que permitem apagar remotamente conteúdos estratégicos, bloquear os aparelhos e até localizar os mesmos por meio de georreferenciamento.

30- USAR EQUIPAMENTOS ANTIGOS OU NÃO ESPECÍFICOS

RISCO: lentidão nas tarefas, panes e custos excessivos com manutenção.

SOLUÇÃO: observar a capacidade das máquinas para realizar as tarefas do dia a dia e rodar os softwares mais recentes. Os fabricantes recomendam renovar os equipamentos a cada quatro anos, mas muitas máquinas podem continuar a ser aproveitadas depois de um upgrade de memória ou disco rígido. Áreas específicas da empresa podem exigir equipamentos diferenciados: equipes que trabalham com imagens em alta resolução, por exemplo, podem ser mais produtivas com monitores mais amplos e processadores mais rápidos.

31- CONTAR COM SUPORTE TÉCNICO AMADOR

RISCO: demora na solução de problemas e paralisações em momentos críticos.

SOLUÇÃO: se a estrutura da empresa não comporta uma equipe de suporte dedicada, um prestador de serviços pode resolver. É fundamental que apresente competência técnica para atender todas as necessidades da empresa, e não apenas as que surgem nos momentos críticos. “Deve-se verificar o método de trabalho do fornecedor (por hora, por visita ou por equipamento), níveis de serviço para início do atendimento e tempo de resolução”, diz Mateus Proto, diretor da consultoria Drive IT, especializada em pequenas e médias empresas.

32- TRABALHAR SEM MANUTENÇÃO PREVENTIVA

RISCO: desgaste acelerado das máquinas, panes, interrupção dos trabalhos.

SOLUÇÃO: um plano de manutenção preventiva deve estabelecer a revisão periódica dos equipamentos da empresa e os itens a serem verificados em cada serviço de rede, como atualizações, desempenho, eventos, infecções, rotinas de back-up e restauração.

33- ESCOLHER PRODUTOS PELO PREÇO E NÃO POR FUNCIONALIDADES

RISCO: custo adicional, muitas vezes superior ao de uma versão de ponta, para upgrade ou adequação às exigências do trabalho.

SOLUÇÃO: levantar todas as necessidades antes de adquirir o produto e, a partir do diagnóstico, buscar as soluções que contemplem as funcionalidades exigidas. A relação entre o custo e o benefício de cada funcionalidade deve ser medida para apoiar a decisão de pagar por um módulo ou versão mais completos. Deve-se verificar se existe a possibilidade de integrar funcionalidades posteriormente, por meio de alguma atualização ou licença adicional, reduzindo a necessidade de investimento inicial elevado.

34- UTILIZAR UM PLANO DE TELEFONIA DOMICILIAR

RISCO: custos elevados e comunicação de baixa qualidade.

SOLUÇÃO: evitar o uso de linha telefônica convencional. Há planos de telefonia corporativos que servem para atender às necessidades de diferentes tipos de empresa: pacotes para ligações locais, para celulares e internacionais. Os planos podem utilizar a estrutura telefônica convencional ou protocolo de voz sobre internet (VoIP). A diferença está no valor das tarifas, no uso ilimitado, no compartilhamento de linhas e outras funções, como correio de voz e integração com correio eletrônico. Vale a pena pesquisar soluções integradas de telefonia e internet, ou telefonia e celular, ou os três juntos.

35- CONTRATAR A CONEXÃO DE INTERNET SEM UMA ANÁLISE RIGOROSA

RISCO: lentidão ou até indisponibilidade dos serviços.

SOLUÇÃO: se o acesso à web é crítico para o negócio, como em empresas que participam de leilões virtuais ou emitem documentos on-line, é obrigatória a contratação de soluções de internet dedicadas. Apesar de mais caras, oferecem maior disponibilidade e, em caso de queda, devem garantir o restabelecimento rápido da conexão. Se o acesso for apenas para navegação, soluções compartilhadas, como conexões ADSL ou cable modem, podem ser suficientes para o funcionamento do negócio.

36- NÃO CHECAR SE A OPERADORA CHEGA ATÉ A PORTA DA EMPRESA

RISCO: velocidade de conexão abaixo da contratada e interrupções do serviço.

SOLUÇÃO: antes de assinar o contrato com a operadora, confirmar como será entregue a conexão até a porta da empresa, a chamada última milha. Uma operadora pode não dispor de rede para esse trecho e contratar o serviço de outra companhia para isso — e esta acaba não garantindo a entrega.

37- USAR COMPUTADORES CONVENCIONAIS COMO SERVIDORES

RISCO: comprometer operações vitais ao utilizar máquinas com menor capacidade de processamento e não preparadas para o uso intenso e contínuo.

SOLUÇÃO: utilizar equipamento com configuração específica de servidor, com placas mais robustas e sistemas de redundância, que garantem a segurança caso algum componente falhe. Com isso, preservam-se funções essenciais do dia a dia, como o acesso a dados e à internet, o compartilhamento de informações com clientes e colaboradores, o controle da emissão de notas fiscais e o acesso de outros terminais ao sistema de ERP.

38- ARMAZENAR DADOS DE FORMA IMPROVISADA

RISCO: desempenho lento, interrupção das aplicações e mau funcionamento dos sistemas.

SOLUÇÃO: adotar modelos de armazenamento — hoje com custo acessível para pequenas e médias — que não comprometam a performance dos demais sistemas da empresa. Segundo o diretor sênior da Sonda Kaizen, Márcio Yatsuma, ao pesquisar uma opção de storage, devem ser considerados três aspectos: o tipo de aplicação (ERP, e-mail, banco de dados), o sistema operacional e o volume de dados. Conjugando os três elementos, o fornecedor chega a uma arquitetura adequada à empresa. Quando o sistema de armazenamento é voltado para aplicações como software de gestão, por exemplo, precisa de maior capacidade de processamento. Há produtos com preço semelhante ao de um servidor, muitas vezes utilizado para armazenar dados com a ajuda de um HD.

39- IGNORAR OS CUSTOS COM IMPRESSÃO

RISCO: despesas elevadas com operação, manutenção e recarga dos equipamentos.

SOLUÇÃO: calcular o custo do volume de impressão ao longo do tempo e decidir entre a compra de um equipamento compatível ou a terceirização do serviço. De acordo com o IDC, 70% das pequenas e médias empresas brasileiras não sabem quanto gastam na utilização e manutenção dos equipamentos. Softwares de gerenciamento de impressão ajudam a configurar corretamente as impressoras e a controlar os gastos.

40- ESQUECER DE OLHAR A TOMADA

RISCO: interrupções de energia e danos aos equipamentos.

SOLUÇÃO: planejar o ambiente das estações de trabalho, criar uma estrutura elétrica separada para equipamentos de ar condicionado e impressoras multifuncionais, e adquirir o número necessário de estabilizadores. Quando houver sala de servidores, dimensionar a carga dos nobreaks para evitar o desligamento em caso de queda da energia. Verificar ainda a necessidade de gerador, para não haver interrupção dos serviços da rede e do negócio.

Fonte: Revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios