Dicas para falar ao telefone

Dicas para falar ao telefone

"Somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, portanto não é um ato, mas um hábito"

Aristóteles.

O telefone é uma tecnologia que vem se desenvolvendo juntamente com os computadores, aparelhos domésticos, tornando-se cada vez mais prático

e acessível. Mas aqui estarei apresentando algumas dicas do uso do mesmo no ambiente profissional. Então:

- Atenda prontamente. Se possível, ao primeiro toque. Voz clara e natural. (nada mais irritante do que ficar esperando que alguém atenda ao telefone do outro lado, e ainda atenda com voz de desleixo)

- Um telefone tocando, mesmo que não seja o seu, deve ser atendido. ( Ou sua empresa passará a impressão de pequena ou de mal atendimento)

- Diga o nome do setor, seu nome e a respectiva saudação. (Não faça o cliente ter que perguntar!)

- O tratamento correto ao atender um cliente é "Senhor" "Senhora". Só use "você" depois e se for autorizado pela pessoa.

- Evite expressões como "alô", "pois não", "fala".

- Não confie na memória. Tenha sempre a mão: caneta e papel para anotar. ( Esquecer ou trocar o nome da pessoa pode até ser normal, mas quando você lembra o nome do seu cliente você ganha pontos!)

- Seja objetivo e breve. Não prolongue a conversação mais do que o necessário.

- Use palavras fáceis de serem entendidas. Evite siglas e termos complicados.

- Não deixe ninguém aguardando ao telefone. Se for demorar, peça o número do telefone e retorne a ligação.

- Transfira pessoalmente as ligações. Deixe próximo do aparelho a lista de ramais da instituição. (Nunca peça ao cliente para ligar mais tarde! Ou você pode perder uma importante cotação.)

- Pense antes de discar. Anote o que deseja perguntar ou saber antes de ligar.

- Evite gírias e expressões como "minha amiga", "meu bem", "querido".

- Enquanto fala ao telefone, evite fazer outro tipo de atividade e também as conversas paralelas. ( E muito cuidado com o "Mute")

- Ao encerrar uma conversação, faça-o de maneira cortês e certifique-se de que o fone foi colocado corretamente no gancho.

- Ao se ausentar da sala, informe sempre onde pode ser encontrado.

Estes são pequenos gestos e comportamentos, mas que fazem toda a diferença no atendimento ao cliente.

Afinal, ao telefone sua voz é a única ligação entre você e o seu cliente.

Autor: Organizado por Jussara Ribeiro, Adaptado por Cristiane Nicolak.

Fonte: Administradores