Como desenvolver uma descrição de cargos e atividades

Como desenvolver uma descrição de cargos e atividades

Análise E Descrição De Cargos: Como Fazer Corretamente

Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente
. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional.

A posição do cargo no organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.

Descrição de Cargos

Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. Relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.

Desenho de Cargos

Envolve-se a especificação do conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado, dentre disso precisa-se definir quatro condições básicas:

•  Qual é o conteúdo do cargo, ou seja, o conjunto de tarefas ou atribuições que o ocupante desempenhará;
•  Quais são os métodos e processos de trabalho, ou seja, como as tarefas deverão ser desempenhadas;
•  A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto é, quem é o seu superior imediato;Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.

Enriquecimento de cargos

Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajustá-los às características progressivas do ocupante.

A adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanças para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera é um aumento de produtividade e redução das taxas de rotatividade e de absenteísmo do pessoal, para isso precisará introduzir uma nova estratégia que faça uma reeducação dos cargos de gerente e chefia, descentralização das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participação.

Métodos de colheita de dados sobre cargos

Existem três métodos para obtenção de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionário e observação. Na entrevista existem três tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades.

No método do questionário a colheita de dados a respeito de um cargo é feita através de questionários que são distribuídos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor. Na prática segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos. Tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rápido de coletar informação de um grande número de funcionários, tendo como custo operacional menor do que a entrevista.

No método da observação é direta daquilo que o ocupante do cargo está fazendo constitui um outro método de colher informação sobre o cargo é aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos. É comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informações necessárias.

Etapas do Processo de Análise de cargos

O processo de analisar cargos envolve algumas etapas que considera a organização em constante e dinâmica mudança. Os cargos devem ser constantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanças na organização e no seu conteúdo.

1. Os primeiros passos são examinar a estrutura da organização total e de cada cargo para definir quais as informações requeridas pela análise de cargos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessários para análise, e por último preparar as descrições e especificações de cargos. Isso tem como função de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios e a avaliação dos resultados.

2. Entrevista de Descrição e Análise de Cargos

Identificação

• Tempo de serviço na função:
• Tempo de serviço nesta empresa:
• Função atual:
• Função anterior:
• Data do dia:

3. Descrição Do Cargo

Descreva separadamente cada uma das suas tarefas diárias (que se repetem com freqüência):

•  O que você faz?
• Como é feito? (Utiliza-se de equipamentos ou materiais)?
• Quando é feito?
• Para que é feito? (Razões para a execução dessas tarefas)

4. Descreva a ordem de importância das tarefas realizadas:

Uma  importância de qualquer tarefa é manter uma boa postura; cumprimentar os clientes de forma cordial; ter atenção para quaisquer dúvidas e cobrar os valores exatos.

• Descreva a freqüência diária, semanal e mensal das tarefas.

5. Especificações Do Cargo

• Qual o nível de instrução mínima necessária para ocupar este cargo?
• Que outros conhecimentos você considera necessário para realização deste trabalho?
• Qual tempo mínimo de experiência que alguém com nível de instrução indicado anteriormente necessita para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? Seria necessária experiência prévia em outros cargos?
• Na sua opinião quais as tarefas mais complexas que são desempenhadas neste cargo? Por quê?
• Você é supervisionado por alguém? Como o seu superior supervisiona o seu trabalho?
• Quais as decisões que você precisa tomar no desempenho do seu cargo?
• Na sua função você tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais?
• Quais os prováveis erros que podem ser cometidos na sua função? Esses erros podem ser constatados?
• Quais as máquinas ou equipamentos que você utiliza para realizar suas funções?
• Quais os fatores existentes no seu ambiente de trabalho que interferem na execução das tarefas?
• Sob quais condições você trabalha? Descreva as condições desagradáveis como ruídos, temperatura, odores, iluminação inadequada, etc.Qual é o maior e o menor esforço exigido no seu cargo?
• O trabalho é executado como:
• Carrega peso?
• Seu trabalho exige esforço visual?
• Seu trabalho exige esforço mental? Especifique.
• Você supervisiona diretamente o trabalho de outros funcionários? Indique o cargo e número de funcionários supervisionados.
• No seu trabalho você tem contato direto com a clientela?
• Quantas pessoas exercem o mesmo cargo que o seu na empresa?Na sua opinião qual a importância do trabalho que exerce?
• Você almeja mais para sua carreira profissional?
• Você acha que há possibilidades de crescimento dentro da empresa?
• O que esta empresa representa para você?
• Você tem sugestões para melhorar a qualidade de trabalho desta empresa?

Exemplo prático e simples de uma descrição de cargo

Nome da Empresa: XYZ Com e Ind. Ltda

Título do cargo: Operador de caixa

Sumário do cargo: Responsável pelas cobranças dos valores das compras. Em caso de cheques altos chamar os fiscais de caixa sem sair do caixa.

Relações: Reporta-se ao fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa

Supervisiona: Responsável pelo um ótimo atendimento, divulgando as promoções para os clientes.

Qualificações: Educação: Ensino médio completo

Experiência profissional: Não exige experiência, pois o treinamento é feito com os funcionários mais antigos.

Requisitos básicos: flexibilidade, agilidade, atenção e honestidade.

Iniciativa: Interesse em crescer, boa comunicação e dinâmico.

Responsabilidades:

1. Prestar um ótimo atendimento ao cliente, demonstrando interesse para ajudá-lo em quaisquer dúvidas;
2. Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cheques altos, cartões de créditos sem assinatura solicitar a identidade e o fiscal de caixa ou chefe;
3. Fechar o caixa certo, tanto na separação dos documentos de cartões para facilitar no setor financeiro.

Ambiente: Limitado, o operador de caixa tem a obrigação de ficar no caixa para trabalhar, quando não tiver cliente pode sentar na cadeira com uma postura adequável.

Com uma boa descrição de cargos o entrevistador tem ferramental para, nas entrevistas, poder checar as informações a respeito da experiência profissional, formação e certificações do currículo do pretendente à vaga.

Na administração dos colaboradores, a descrição de cargos facilita o trabalho dos líderes que passam a melhor compreensão das suas atribuições e de seus liderados. Estes por sua vez, reduzem o tempo gasto em tomadas de decisão, acelerando processos por diminuir as incertezas no que diz respeito a sua autonomia.

Sempre que nos equivocamos na seleção geramos conseqüências indesejadas, como aumento no tempo de treinamento e orientação, baixa produtividade e talvez até problemas no atendimento a clientes.

Autor: Sandra Regina da Luz Inácio
Fonte: Artigonal.com.br