Como implantar Automação Comercial, Sistemas e Equipamentos

Como implantar Automação Comercial, Sistemas e Equipamentos

1 – Escolha de um responsável:

Nesta fase, primeiramente eleja um responsável pela elaboração do plano. Pode ser um sócio, um gerente, o responsável pela área de informática ou um consultor externo. Além de dominar todas as características
do negócio
, a pessoa responsável deve entender ou estar disposta a aprender sobre informática e automação. Este responsável também precisará dispor de tempo para se dedicar ao projeto do começo ao fim. Mas não basta apenas o responsável estar envolvido. O sucesso do processo de automação comercial depende do comprometimento de todos os envolvidos, principalmente dos proprietários e gerentes.

2 – Registre tudo:

Durante a etapa de planejamento, registre tudo. Faça um relatório (ou inventário) minucioso sobre todas as fases de trabalho do seu supermercado: das atividades do setor administrativo e financeiro, e da retaguarda à frente de loja. Nesse relatório, vá enumerando os principais problemas, como morosidade no atendimento ao cliente, necessidade de implantar o ECF, quebra do estoque, entre outros. A redação desse relatório é uma oportunidade para você pensar em relação a suas dúvidas, sobre o seu negócio e sobre o que espera com o investimento em automação comercial.

3 – Identifique suas necessidades:

O relatório elaborado no item 2 será útil para essa fase. Ao identificar os principais problemas do seu negócio, automaticamente você conseguirá identificar as suas necessidades. Ou seja, o que é preciso melhorar nas etapas de trabalho do seu supermercado. Com isso, ficará mais fácil saber o que você espera ao investir em automação comercial. Após concluir o levantamento, é necessário estabelecer uma prioridade de ação. Uma forma é começando pelas atividades que podem ser automatizadas de modo mais simples e rápido.

Outra maneira é saber quais delas são realizadas de forma precária e onde a automação trará resultados positivos mais rapidamente nas suas execuções. Identificando suas necessidades, estabeleça metas, prioridades e concentre-se nelas.

4 – Procure ajuda:

Como empreendedor, você sabe como manter o mix de produtos certo, como aumentar o giro, etc… Enfim, sua obrigação é entender do seu negócio. Se até hoje você tem fugido do assunto automação é porque não conhece nada sobre ele, saiba que isso não é uma barreira, pois há profissionais especializados prontos para ajudá-lo. Outra saída é visitar outros estabelecimentos comerciais que já estejam automatizados. Procure saber detalhes sobre o processo de implantação, suas dificuldades e benefícios. Existem também eventos e livros especializados sobre o assunto. Consultores, revendas e software houses especializados em automação comercial também poderão auxiliá-lo.

5 – Escolha o fornecedor certo:

Com o relatório (inventário) pronto (elaborado no item 2), com os problemas, necessidades, prioridades e metas levantadas (item 3), e depois de se inteirar sobre o assunto (item 4), é hora de escolher os fornecedores da solução, que podem ser: consultor, software house, ou um revendedor especializado em automação comercial que ofereça a solução completa (o software e os equipamentos).

Não use como critério de escolha o preço dos serviços, programas ou equipamentos. Procure referências desse fornecedor e visite alguns dos clientes que já usaram os serviços dele. Sua experiência no setor, suporte técnico e treinamentos oferecidos são quesitos mais importantes do que o preço. Lembre-se que um processo exige um esforço para ser implantado, e o dobro de esforço para ser substituido.

6 – Elabore um cronograma:

Depois de escolhido o fornecedor, elabore junto com ele um cronograma físico e financeiro detalhado de todo o processo de automação comercial.
Esse cronograma servirá para traçar alternativas no processo de implantação e apontar por onde começar. Atualmente, a maioria dos sistemas (programas) é comercializada em módulos, e pode ser interessante, financeiramente, dividir sua aquisição em diversas subetapas. Essa montagem de alternativas também permite avaliar as vantagens e desvantagens de recorrer ao financiamento de terceiros (como leasing e empréstimos bancários, entre outros) para aquisição de programas e equipamentos.

7 – O software em primeiro lugar:

Um dos principais erros em um processo de automação é a aquisição de equipamentos antes da escolha do programa a ser adotado. Sabendo exatamente o que se quer de um sistema de Automação Comercial fica mais fácil escolher o software (programa/sistema) adequado. Lembre-se que a finalidade básica de um programa é resolver os seus problemas. O software pode ser desenvolvido especialmente para a sua empresa. Nesse caso, o custo é mais alto, mas em compensação você terá um programa feito sob medida para atender todas às suas necessidades.

Outra alternativa são os programas disponíveis no mercado conhecidos como pacotes, prontos para ser usados. É uma opção interessante, pois, além de mais baratos, eles podem ser utilizados em todas as áreas do seu negócio e ainda permitem algumas adaptações para atender às suas necessidades individuais. Na escolha do programa, lembre-se que a tendência é o seu supermercado evoluir. Portanto, esse software deve prever o crescimento do negócio.

8 – Primeiro o programa, depois os equipamentos:

Além da compatibilidade com o programa a ser adotado, há outros quesitos a serem observados na escolha dos equipamentos de automação comercial, como capacidade (não compre um microcomputador com tecnologia obsoleta, ou seja, fora de uso ou antigo). Vale mais a pena comprar um equipamento mais caro, mas com vida útil também mais longa. Verifique os serviços de assistência técnica e o período de garantia do produto. O mesmo vale para outros equipamentos, como os periféricos (impressoras de cheque, scanners, balanças eletrônicas, entre outros).

Não compare só o preço, mas o custo/benefício de cada um deles. Um scanner pode ser mais caro do que o outro, por exemplo, mas em compensação ele pode realizar a leitura de código de barras mais rapidamente e com menos probabilidade de erros.

9 – Pense no futuro:

Dimensione o sistema e equipamentos pensando na evolução do negócio e não apenas nas suas necessidades atuais. O sistema de automação tem que estar preparado para esse crescimento. Com certeza o seu movimento crescerá e, com isso, aumentará o número de itens em seu estoque, obrigando a um controle maior sobre eles. Consequentemente, aumentará a necessidade de se possuir um controle financeiro mais eficiente, um melhor controle sobre os fornecedores e assim sucessivamente, numa verdadeira reação em cadeia.

Fonte: Revista Automasoft